Trước khi thiết kế tour đoàn Mỹ: 6 thông tin bạn nên chuẩn bị

1. Số lượng khách

Số người quyết định loại xe, cách bố trí phòng, cách sắp xếp nhà hàng và cả nhịp di chuyển. Một đoàn 12 người và một đoàn 40 người có thể cùng đi một tuyến nhưng cách tổ chức hoàn toàn khác nhau.

2. Ngày dự kiến

Thời điểm trong năm ảnh hưởng đến thời tiết, mùa cao điểm, khả năng đặt dịch vụ và trải nghiệm tại điểm đến. Ngày dự kiến càng rõ, đề xuất càng sát thực tế.

3. Số ngày

Số ngày là ràng buộc lớn nhất của một lịch trình. Thêm một điểm đến thường đồng nghĩa với việc bớt thời gian ở nơi khác, cộng thêm thời gian di chuyển và làm thủ tục.

4. Điểm đến mong muốn

Hãy phân biệt điểm đến “bắt buộc phải có” và điểm đến “nếu còn thời gian”. Cách phân loại này giúp giữ được những phần quan trọng nhất khi lịch trình cần điều chỉnh.

5. Ngân sách dự kiến

Ngân sách ảnh hưởng đến hạng khách sạn, loại phương tiện, số bữa ăn được sắp xếp và các hoạt động có thu phí. Một khoảng ngân sách sơ bộ đã đủ để bắt đầu.

6. Mục tiêu chuyến đi

Đoàn đi để tham quan, để gắn kết nội bộ, để tìm hiểu thị trường, hay để kết hợp thăm thân? Mục tiêu giúp quyết định nhịp độ và thứ tự ưu tiên.

Sáu yếu tố này ảnh hưởng đến điều gì?

• Phương tiện: loại xe, số chặng bay nội địa.
• Khách sạn: vị trí, hạng phòng, khả năng nhận đoàn.
• Khoảng cách: thời gian di chuyển thực tế giữa các điểm.
• Số điểm đến: bao nhiêu là hợp lý trong số ngày đã có.
• Thời gian nghỉ: nhịp nghỉ cần thiết cho đoàn nhiều độ tuổi.
• Hoạt động: những trải nghiệm nên được ưu tiên.